管理組合役員に選ばれてしまった…？
初めてでも大丈夫｜やるべきこと・やらなくていいこと完全ガイド
【もくじ】
- はじめに｜「正直、困った…」と思ったあなたへ
- 管理組合役員とは？まず知っておいてほしい前提
- 1年間の流れを知ると、気持ちが楽になる
- 【結論】役員になったら「やるべきこと」はこれだけ
- 【重要】役員でも「やらなくていいこと」
- 理事・理事長・幹事（監事）の違いをざっくり理解
- よくある不安Q&A（初年度あるある）
- トラブルを避けるために意識してほしい3つのコツ
- まとめ｜管理組合役員は「背負う役」ではありません
1. はじめに｜「正直、困った…」と思ったあなたへ
ある日、突然回ってきた管理組合役員の順番。
「え、私が？」「専門知識もないし、忙しいのに…」
正直、そう思ったのではないでしょうか。
マンションの管理組合役員と聞くと、
責任が重そう、トラブルに巻き込まれそう、失敗したらどうしよう
そんな不安が次々に頭に浮かぶのは、ごく自然なことです。
でも、安心してください。
管理組合の役員は、特別な人がやる仕事でも、完璧さを求められる役割でもありません。
ほとんどの役員は、あなたと同じ「普通の住人」で、
同じように戸惑いながら1年を終えています。
実は、役員の仕事には
- やるべきことと
- やらなくていいことがはっきり分かれています。この線引きを知らないまま引き受けてしまうから、不安が大きくなるのです。
この記事では、
- 管理組合役員になったら何をすればよいのか
- 逆に、どこまでやらなくてよいのか
- 1年間はどんな流れで進むのか
を、初めて役員になった方の目線で、できるだけ分かりやすく整理します。
読み終える頃には、
「思っていたより大変じゃなさそう」
「これなら自分にもできるかも」
そう感じてもらえるはずです。
2. 管理組合役員とは？まず知っておいてほしい前提
管理組合役員と聞くと、
「専門知識が必要なのでは？」
「何か問題が起きたら責任を取らされるのでは？」
と身構えてしまいがちです。
ですが、まず大前提として知っておいてほしいことがあります。
管理組合役員は「プロ」ではありません
管理組合の役員は、
建築・法律・会計の専門家ではない一般の住人が務めることを前提にした制度です。
そのため、役員がすべてを理解し、すべてを判断する仕組みにはなっていません。
実務の多くは、
管理会社
点検業者
修繕業者
必要に応じた専門家
が担い、役員は
説明を受けて、内容を確認し、判断に参加する
という立場にあります。
管理組合は「一人で背負う組織」ではありません
管理組合の意思決定は、原則として
理事会で話し合い
複数人で決議
という形で行われます。
つまり、
役員一人が勝手に決める
役員一人が責任を負う
という構造ではありません。
特に初めて役員になる方が心配しがちな
「もし失敗したらどうしよう」
という不安は、仕組みの上では起こりにくいように作られています。
「完璧にやる」必要はありません
管理組合役員に求められているのは、
完璧な判断や高度な知識ではありません。
求められているのは、
話を聞く
分からないことは質問する
一人で決めない
この3つを守ることです。
これだけで、役員としては十分に役割を果たしています。
不安の正体は「全体像が見えないこと」
役員になって不安になる最大の理由は、
1年間で何が起こるのかが分からないことです。
逆に言えば、
どの時期に
何があって
いつ終わるのか
が見えてくると、気持ちは驚くほど楽になります。
次の章では、
管理組合役員の1年間の流れを、ざっくりと整理していきます。
「終わりが見える」と、役員の仕事は一気に現実的になります。
3. 1年間の流れを知ると、気持ちが楽になる
管理組合役員の仕事が重く感じるのは、
**「これがいつまで続くのか分からない」**からです。
でも実際には、役員の1年は
あらかじめ決まったイベントを、順番にこなしていくだけです。
ここでは、多くのマンションで共通する「典型的な1年間」を見てみましょう。
就任直後｜まずは引き継ぎと状況把握
役員に就任して最初に行うのは、
- 前任役員からの引き継ぎ
- 管理会社からの説明
といった現状確認です。
この時点で、
- 規約を全部理解する
- 修繕内容を把握する
必要はありません。
「こういう資料がある」「こういう流れで動いている」
と存在を知るだけで十分です。
年の途中｜理事会に出席する
1年の中で、役員として最も多いのが理事会です。
とはいえ、
- 月1回必ずある
- 毎回長時間拘束される
というケースはそれほど多くありません。
多くのマンションでは、年に数回〜数か月に1回程度です。
理事会では主に、
- 管理会社からの報告を聞く
- 修繕や点検の状況を確認する
- 住民からの要望を共有する
といった内容が中心になります。
年度後半｜次の総会に向けた準備
年度の後半になると、
- 決算の確認
- 次年度予算の検討
- 総会に出す議案の整理
といった話題が出てきます。
ここも誤解されがちですが、
資料作成や数字の計算は管理会社が行うのが一般的です。
役員は「内容を確認し、問題がないかを見る」立場です。
総会｜1年の一区切り
定期総会は、
- 1年間の活動報告
- 会計の報告
- 次年度体制の確認
を行う場です。
総会が終わると、
「あ、これで一区切りなんだ」
と感じる方がほとんどです。
多くの場合、この総会をもって
役員としての大きな役目は終わりに向かいます。
任期終了｜次の人へ引き継ぐ
最後に行うのが、次期役員への引き継ぎです。
とはいえ、
- 分厚い資料を作る
- 細かく説明する
必要はありません。
「去年はこういう流れでした」と伝えるだけで十分です。
「思っていたよりシンプル」
ここまで見てきたように、管理組合役員の1年は、
引き継ぎ → 理事会 → 総会 → 引き継ぎ
というシンプルな循環です。
この全体像を知るだけでも、
「先が見えない不安」はかなり軽くなるはずです。
次の章では、
【結論】役員になったら「やるべきこと」はこれだけ
と題して、さらに負担を小さく分解していきます。
4. 【結論】役員になったら「やるべきこと」はこれだけ
ここまで読んでいただいた方の中には、
「で、結局私は何をすればいいの？」
と思っている方も多いはずです。
結論から言います。
管理組合役員が1年間でやるべきことは、実はこれだけです。
やるべきこと①｜理事会に出席する
まず一番基本になるのが、理事会への出席です。
理事会では、
管理会社からの報告を聞く
修繕や点検の状況を確認する
必要な議題について話し合う
といったことが行われます。
ここで大切なのは、
必ず意見を言わなければならないわけではないという点です。
分からないことは「分かりません」「質問していいですか」で十分です。
やるべきこと②｜説明を聞き、確認する
役員の仕事は「自分で判断する」ことではなく、
説明を受けて、内容を確認することです。
たとえば、
この工事はなぜ必要なのか
金額は妥当なのか
前例はあるのか
といった点を確認できれば、それで十分役割を果たしています。
専門知識は不要です。
「住人としての素朴な疑問」こそが、大事な視点になります。
やるべきこと③｜決議に参加する
理事会では、最終的に
賛成
反対
保留
といった形で意思表示をします。
ここで重要なのは、
一人で決めないこと、決めさせられないことです。
必ず理事会として話し合い、決議する。
これが、役員自身を守ることにもつながります。
やるべきこと④｜総会に関わる
年に1回行われる定期総会は、
管理組合にとって大きな節目です。
とはいえ、
総会資料を一から作る
すべてを説明する
必要はありません。
多くの場合、管理会社が準備した資料を確認し、
役員として同席する、という関わり方になります。
やるべきこと⑤｜次の役員へ引き継ぐ
任期の最後に行うのが、次の役員への引き継ぎです。
難しいことは不要で、
去年はこんな流れだった
大変だった点はここ
気をつけた方がいいこと
を伝えるだけで十分です。
「これ以上は増えません」
ここで大事なことを、はっきり書いておきます。
これ以上の仕事が、あとから突然増えることは基本的にありません。
もし、
個別対応を求められた
専門的判断を迫られた
一人で抱え込むような状況
が出てきた場合、それは
本来、役員がやるべき範囲を超えています。
次の章では、まさにその点を整理するために、
【重要】役員でも「やらなくていいこと」
を、はっきり言葉にしていきます。
5. 【重要】役員でも「やらなくていいこと」
管理組合役員になって一番つらいのは、
「どこまで自分がやらなきゃいけないのか分からない」
という状態です。
先に結論をお伝えします。
役員であっても、やらなくていいことはたくさんあります。
むしろ、それを知っておくことが、役員を無理なく務める最大のポイントです。
やらなくていいこと①｜専門的な修繕・工事の判断
建物の修繕や設備工事について、
この工法が最適か
金額が本当に妥当か
技術的に正しいか
といった専門判断を、役員がする必要はありません。
役員がやるべきなのは、
管理会社や業者から説明を受ける
分からない点を質問する
複数案があれば比較する
ここまでです。
「判断材料をそろえてもらう」立場であって、
「技術的に結論を出す」立場ではありません。
やらなくていいこと②｜法律トラブルの最終判断
住民同士のトラブルや規約解釈で、
どちらが正しいか決める
法的責任を判断する
といったことを、役員が単独で行う必要はありません。
こうした場合は、
管理会社に相談
必要に応じて専門家につなぐ
これで十分です。
役員が個人で答えを出そうとする方が、かえってリスクになります。
やらなくていいこと③｜住民からの個別クレーム対応
役員になると、
廊下がうるさい
駐車場の使い方が気になる
上の階の生活音が…
といった相談を直接受けることがあります。
ですが、個別対応は原則NGです。
正しい対応は、
「管理会社に連絡してください」
この一言で十分です。
役員が個人的に対応してしまうと、
感情的な対立
「言った・言わない」の問題
に発展しやすくなります。
やらなくていいこと④｜会計や契約の実務処理
管理費や修繕積立金について、
お金を直接扱う
振り込みをする
契約書を作成する
といった実務作業は、役員の仕事ではありません。
役員が確認するのは、
報告内容に不自然な点がないか
数字の流れが説明と合っているか
というチェックの視点です。
「断る勇気」は役員に必要なスキル
役員を長く苦しめるのは、仕事そのものよりも
**「断れずに抱え込んでしまうこと」**です。
これは役員の仕事ですか？
これは管理会社の仕事ですか？
これは専門家に任せるべきですか？
この問いを自分に投げかけてみてください。
「やらなくていいこと」を手放すだけで、
役員の負担は驚くほど軽くなります。
次の章では、
理事・理事長・幹事（監事）の違いを、
「名前だけ聞いて不安になる人向け」に、ざっくり整理します。
6. 理事・理事長・幹事（監事）の違いをざっくり理解
管理組合の役員名簿を見ると、
「理事」「理事長」「幹事（監事）」といった肩書きが並んでいて、
それだけで身構えてしまう方も多いのではないでしょうか。
ですが、まず知っておいてほしいのは、
どの役職にも上下関係はないということです。
役割が違うだけで、偉さや責任の重さが大きく違うわけではありません。
理事｜話し合いに参加する人
理事は、管理組合運営の中心メンバーです。
主な役割は、
理事会に出席する
管理会社の説明を聞く
意見を出し、決議に参加する
というものです。
「何か特別なことをしなければならない役」ではなく、
住人の代表として考え、判断に参加する役だと考えてください。
理事長｜まとめ役・代表役
理事長は、理事の中から選ばれる
代表者・まとめ役です。
よくある誤解ですが、
すべてを決める人
一番責任が重い人
ではありません。
理事長の主な役割は、
理事会や総会の進行役
管理会社や業者との窓口
書類への署名・押印
といった、形式的・調整的な役割です。
決定そのものは、必ず理事会として行います。
理事長一人で決めることはありません。
幹事（監事）｜チェック役
幹事（監事）は、
理事会の運営や会計が適切に行われているかを確認する役です。
主な役割は、
会計報告や帳簿の確認
手続きが規約通りかのチェック
総会での監査報告
です。
ポイントは、
決める側ではないという点です。
あくまで「見る・確かめる」役割になります。
役職名より大切なこと
初めて役員になる方ほど、
「自分の役職で何か大変なことを求められるのでは」
と不安になります。
ですが実際には、
どの役職でも
一人で背負う仕事はなく
管理会社のサポートを前提
とした仕組みになっています。
肩書きに振り回されず、
「自分はチームの一員」
という感覚で十分です。
次の章では、
初年度の役員が特に感じやすい不安を集めた
⑦ よくある不安Q&A（初年度あるある）
を整理していきます。
7. よくある不安Q&A（初年度あるある）
初めて管理組合役員になると、
多くの方が同じような不安を感じます。
ここでは、特によく聞かれる質問をQ&A形式で整理します。
Q1. 専門知識がまったくありません。それでも大丈夫ですか？
A. 問題ありません。
管理組合役員は、専門家であることを前提にしていません。
役員に求められているのは、
説明を聞いて「分からない」と言えることです。
むしろ、専門知識がないからこそ、
- その説明は分かりやすいか
- 住人にとって納得できるか
という視点が生きてきます。
Q2. 仕事や家庭が忙しく、時間が取れません…
A. 無理に全部出席・対応する必要はありません。
理事会に毎回出席できなくても、
- 議事録を確認する
- 管理会社から報告を受ける
これだけで十分な場合も多いです。
「参加できない＝役に立っていない」
ということはありません。
Q3. トラブルが起きたら、責任を取らされますか？
A. 原則として、個人で責任を負うことはありません。
管理組合の判断は、
理事会という集団で行うものです。
きちんと話し合い、議事録を残していれば、
個人が責任を追及されることは通常ありません。
逆に注意すべきなのは、
一人で勝手に判断してしまうことです。
Q4. クレームを直接言われたら、どうすればいいですか？
A. 管理会社につなぎましょう。
役員が個人的に対応する必要はありません。
「管理会社にご連絡ください」
この一言で十分です。
感情的な対応を避けることが、
自分を守ることにもつながります。
Q5. 管理会社が頼りなく感じたらどうすればいい？
A. 理事会として相談・確認しましょう。
不安や疑問は、
- 理事会で共有する
- 書面や説明を求める
これが基本です。
個人で抱え込まず、
「理事会としてどう考えるか」
という形にすることで、状況は整理されます。
Q6. 正直、早く終わってほしいです…
A. ほとんどの人が同じ気持ちです。
管理組合役員は、
「やりがいを感じて続ける役職」ではありません。
1年を無理なく終え、
次の人へバトンを渡す。
それで十分です。
「不安を感じるのは、真面目な証拠」
ここまでの質問に一つでも当てはまったなら、
あなたはすでに「普通の役員」として十分なスタートを切っています。
次の章では、
そうした不安を現実のトラブルにしないために、
⑧ トラブルを避けるために意識してほしい3つのコツ
を整理します。
8. トラブルを避けるために意識してほしい3つのコツ
管理組合役員のトラブルは、
知識不足よりも**「やり方」や「姿勢」**から生まれることがほとんどです。
次の3つを意識するだけで、多くの問題は未然に防げます。
コツ①｜一人で決めない
これが、もっとも重要なポイントです。
その場の流れで返事をしない
「理事会で確認します」と一度持ち帰る
判断は必ず複数人で
管理組合の決定は、個人判断ではなく合議が原則です。
一人で決めないことは、
責任逃れではなく正しい手順です。
コツ②｜記録（議事録）を残す
「言った・言わない」のトラブルは、
記録があればほぼ防げます。
理事会で何を話したか
どういう理由で決まったか
誰が関わったか
これらが議事録として残っていれば、
あとから問題になることはほとんどありません。
※ 議事録の作成自体は、管理会社が行うケースが大半です。
役員は内容を確認するだけで十分です。
コツ③｜管理会社を通す
住民対応・業者対応・問い合わせ対応は、
管理会社を通すことを基本にしましょう。
感情的な対立を避けられる
情報が整理される
個人攻撃にならない
役員が「窓口」になってしまうと、
負担もリスクも一気に増えます。
「管理会社に連絡してください」
この一言は、冷たい対応ではなく
組織として正しい対応です。
この3つを守れば十分です
一人で決めない
記録を残す
管理会社を通す
特別なテクニックは必要ありません。
この3つを意識していれば、
管理組合役員として十分すぎるほど合格点です。
次はいよいよ最後、
⑨ まとめ｜管理組合役員は「背負う役」ではありません
を書いて、読者が安心して読み終えられるよう締めます。
9. まとめ｜管理組合役員は「背負う役」ではありません
管理組合役員に選ばれたとき、
多くの方が「自分に務まるのだろうか」と不安になります。
ですが、ここまで読んでいただいた今なら、
少し見え方が変わっているのではないでしょうか。
管理組合役員は、
- 何でもできる人
- 責任を一人で背負う人
- 専門的な判断をする人
ではありません。
話し合いに参加し、確認し、決議に関わる。
それだけで十分です。
分からないことは分からないと言い、
一人で決めず、
管理会社や理事会という「仕組み」に乗せていく。
それが、役員としてもっとも正しい姿勢です。
1年間という限られた期間、
完璧を目指す必要はありません。
無理をせず、淡々と役目を果たし、
次の人へ引き継ぐ。
それだけで、管理組合はきちんと回ります。
もし今、
「正直、気が重いな」
「早く終わってほしいな」
と思っているなら、それは自然な感情です。
でも同時に、
この記事を読んで
「これなら何とかなりそう」
と思えているなら、
あなたはすでに十分に役員としてのスタートラインに立っています。
管理組合役員は、
背負う役ではなく、つなぐ役。
肩の力を抜いて、
できる範囲で、
1年を乗り切っていきましょう。
